Разрабатываем систему бюджетирования Вашего бизнеса

Финансово-экономическая и производственно-коммерческая отчетность - это обратная связь в контуре управления бизнес-системой. Если ее нет, то управление бизнесом ведется в слепую. Если ее нет, то невозможно создание системы планирования. Если планирования нет, то обстоятельства управляют нами, а если планирование есть, то мы управляем обстоятельствами.

22.07.12

Разработка и внедрение системы планирования / бюджетирования

Система бюджетирования (budgeting, планирование) - это система консолидированной производственно-коммерческой и финансово-экономической отчетности, планирования и контроля. 
В ее состав может входить система статистического прогнозирования реализации, система формирования производственно-коммерческой программы, система управления ассортиментом и товарными запасами. 
Система бюджетирования представляет собой систему взаимосвязанных информационных модулей и хранилищ информации, входных данных из учетной системы, математических формул, реализующих расчетные алгоритмы для получения необходимых конечных данных.

Бюджетирование - в условиях усиления конкуренции и снижения предпринимательской маржи, когда уже нельзя принимать решения, основываясь только на интуиции и личном представлении о положении дел, становится одной из важнейших управленческих технологий.

Главный смысл бюджетирования сводится к повышению финансово-экономической эффективности и финансовой устойчивости бизнеса, более рациональному использованию собственных и привлеченных оборотных средств, повышении эффективности управления материальными и финансовыми ресурсами.

Бюджетирование позволяет получить конкурентные преимущества. 
«если планирования нет, то обстоятельства управляют нами... если планирование есть, то мы управляем обстоятельствами»

Система бюджетирования прогнозирует финансово-экономические результаты, демонстрирует плановую реалистичность программ развития и регулярной деятельности; 

Система бюджетирования поможет оптимизировать финансовые потоки, заранее определив критические периоды в деятельности компании и необходимость внешнего финансирования. С помощью бюджетирования можно обнаруживать «узкие» места в управлении финансами и вовремя принимать необходимые управленческие решения.

Система бюджетирования дает менеджменту бизнеса дополнительную оперативную и точную информацию для принятия обоснованных управленческих решений.

Большой горизонт планирования позволяет бизнесу своевременно реагировать на системные и разовые рыночные обстоятельства; предсказуемо развиваться, достигая поставленных руководством целевых показателей.

О сути системы бюджетирования

Выборка цитат из разных тематических источников:

Вся процедура бюджетирования должна быть организована таким образом, чтобы на последнем этапе руководство получало три основные бюджетные формы:

- бюджет доходов и расходов (БДР); 

- бюджет движения денежных средств (БДДС); 

- прогнозный баланс. 

Для эффективного планирования деятельности компании на выходе целесообразно получать все три бюджетные формы. Бюджетом доходов и расходов определяется экономическая эффективность предприятия, в бюджете движения денежных средств непосредственно планируют финансовые потоки, а прогнозный баланс отражает экономический потенциал и финансовое состояние предприятия.

-----------------------------------------------------------

Распространенную ошибку допускают те, кто считает бюджетом - отчет о движении платежных средств. Бюджет компании должен включать в себя три формы: отчет о прибыли, отчет о движении платежных средств, и баланс. 
Принципиальным в отчете о прибыли является разделение затрат на переменные и постоянные. Это необходимо, чтобы понять, как будут изменяться результаты деятельности компании при изменении объемов производства. 
Основное предназначение отчета о движении платежных средствах - это обеспечение платежеспособности компании. Под платежеспособностью, мы понимаем, способность компании выполнять в полном объеме и в срок платежи необходимые для нормальной (запланированной) работы компании. 
Прогнозный баланс является важнейшим инструментом управления активами и пассивами предприятия. 
Методологически баланс рассчитывается на основе отчета о прибыли и отчета о движении платежных средств.

-------------------------------------------------------------

Ключевой задачей финансового менеджмента на предприятии и, в частности, одной из его наиболее распространенных форм - бюджетного управления (бюджетирования), - является параллельное и взаимосвязанное управление прибыльностью и платежеспособностью, для чего используются, соответственно, два базовых инструмента - Бюджет доходов и расходов (БДР) и Бюджет движения денежных средств (БДДС).

Итак, в полной системе бюджетирования должны присутствовать:

Примеры форм:

БДР (отчет об экономической прибыли, бюджетный отчет)

Рис. 1

БДДС (бюджет движения денежных средств, финансовый отчет)

Рис. 2

Отчет о состоянии Собственного капитала

Рис. 3

Система отчетности первична по отношению к системе планирования, т.к. ПЛАН - это прогнозный ОТЧЕТ будущего периода. Именно поэтому «метрика"-"формат"-"структура данных» планов и отчетов - должна быть единая. Не разработав (и не утвердив) систему отчетности нет смысла (и возможности) заниматься системой планирования. 
Система отчетности первична и по отношению к учетной системе бизнеса. Именно система отчетности задает «структуру"-"метрику"-"формат» необходимых первичных данных, необходимых к учету и сбору в управленческой учетной системе. Прежде чем начать собирать первичные данные в учетной системе, мы должны понимать какие в итоге конечные данные должны быть собраны.

Ключевой отправной точкой создания системы бюджетирования является общефирменный БДР (отчет об управленческой - экономической прибыли), в связке его доходной части с системой производственно-коммерческой отчетности.

В рамках этого первого шага создания системы бюджетирования проводится:

1. структурирование затрат (прямые - на себестоимость ед.продукции, условно-постоянные, условно-переменные, сверхбюджетные, затраты связанные с резервированием средств в целевых фондах и т.д.)
2. структурирование доходов по направлениям деятельности
3. оценка структуры собственного и привлеченного капитала, оборотных средств, занятых в направлениях деятельности и товарном ассортименте (именно через изменение объемов бюджетов направлений деятельности, товарных групп и отдельных артикулов товара и происходит стратегическое управление бизнесом).
4. формализуются алгоритмы расчетов показателей результативности и эффективности деятельности по направлениям, и по бизнесу в целом.

Следующий шаг - это бюджетирование целевых фондов: определение объемов резервирования средств в рамках условно-постоянных затрат и через формализованный порядок распределения прибыли.

Система накопления и расходования целевых фондов позволяет вычленить несистематичные в регулярной деятельности затраты и устранить скачки показателей результативности и эффективности, получать ответ на вопрос «а есть ли вообще средства и сколько их есть» на проведение нерегулярных в деятельности бизнеса мероприятий, сколько можно потратить без ущерба для «оборотки» и ущерба бюджетам регулярной деятельности.

При наличии общефирменного БДР возможна его декомпозиция на бюджеты по выделенным ЦФО (центрам финансовой ответственности - блокам организационной структуры бизнеса в которые может входить одно или несколько подразделений). См. рис.4. 
Наличие выделенных бюджетов ЦФО позволяет контролировать и управлять ими в отдельности, вменить права и ответственность за их выполнение профильным руководителям, провести как-бы децентрализацию управления, предоставив руководителям ЦФО принимать самостоятельные управленческие решения по расходам ЦФО.

Рис. 4

Наличие на несколько месяцев вперед прогнозных планов производственно-коммерческой программы дают планы доходной части БДР. В совокупности с планами условно-постоянных и условно-переменных затрат получают планы по прибыли, планы ее распределения по фондам и планы наполнения фондов. 
После этого возможно планирование их расходования и формирования БДДС - перспективного финансового плана поступлений и платежей. 
Цель работы с БДДС - распределение затрат, получения/возврата кредитов без возникновения «кассовых» разрывов, случаев, когда платить надо, а денег нет. 
Цель работы с БДДС - стыковка финансовых возможностей с планами коммерции, производства и развития. Только при наличии БДДС и при отсутствии в нем «кассовых разрывов» можно говорить о реалистичности этих планов.

БДДС - не «бумажная» форма отчета, а «живой» информационный Excel-модуль. При перезаписи (в ходе календарного времени) плановых показателей поступлений/платежей на фактические, будет происходить пересчет таблиц и возможно возникновение либо «кассовых разрывов», либо избыточное наличие средств «в кассе» (на счету), позволяющее осуществить платежи раньше запланированного времени. 
Именно «живой» БДДС - это инструмент, дающий обоснование для управленческих решений при регулировании как оперативных, так и перспективных производственно-коммерческих, инвестиционных и прочих бизнес-программ.

Система бюджетирования должна быть построена так, что бы в ходе календарного времени план переписывался в факт, а горизонт планирования перемещался вперед. При этом в БДДС проводились необходимые корректировки платежей / поступлений. 
В этом случае мы будем иметь всегда (на выбранном интервале-горизонте планирования, финансово реалистичную картину запланированной бизнес-деятельности.

При составлении бюджетов (планов), как правило, используется уже имеющаяся в управленческой учетной системе статистическая информация. 
Возможно создание системы статистического прогнозирования реализации (в т.ч. с учетом сезонных изменений спроса или других закономерностей), которая будет корректироваться экспертным мнением профильных специалистов. 
Система планирования реализации (товара ушло), совместно с системой нормирования складских запасов (было на начало месяца, должно быть на конец месяца) позволит формализовать систему управления складскими запасами и дозаказа поставщику (или заказа в производство).

Данные системы так же представляют из себя «живые» информационные Excel-модули, информация в которые черпается в т.ч. из учетной системы.

Отдельной наиважнейшая задача учетной системы - разнесение прямых затрат на себестоимость единицы продукции (услуги). 
Без решения этой задачи просто не формируется корректно доходная часть БДР, рассчитываемая по формуле: (Маржинальный) Доход = Отгружено товара (услуг) в отпускных ценах - Отгружено товара (услуг) в ценах себестоимости. 
Ошибки, или неполнота формирования себестоимости ед. продукции приводит к искажению рентабельности ассортимента и, как следствие, к неправильной ценовой (и ассортиментной) политике.

Для предприятий проектного (позаказного, попартийного) типа, ед. продукции которых «трудоемка» - себестоимость корректно не формируется без позаказного учета труда и разнесения ФОТ на себестоимость заказа. Данная система практически невозможна к реализации в 1С и в настоящее время реализована в Excel. 
Вообще, системы учета и оплаты труда, необходимые к связке с системой бюджетирования, целесообразны к исполнению в Excel (с дальнейшей выгрузкой начисления в 1С).

Система бюджетирования позволяет, при необходимости смоделировать различные варианты перспективных сценариев бизнеса.

Как отмечают наши московские коллеги по разработке систем бюджетирования: 
«Большой ошибкой является отсутствие индивидуальной схемы бюджетирования, соответствующей бизнес-процессам компании, а вместо этого используется некоторая стандартная схема. Недопустимо отсутствие взаимосвязи между бюджетированием и управленческим учетом." 
«Очень важным является и то, что создание системы бюджетирования требует интеграции управленческих и информационных технологий, что приводит к повышению эффективности управления.»

Именно поэтому целесообразно построение индивидуальных (под конкретное предприятие) систем бюджетирования и компьютеризация управления ресурсами на базе интеграции 1С и Excel. 
Путем выгрузок необходимых учетных данных из 1С в «хранилища данных», организованных в Excel, и дальнейшей обработки данных в Excel с целью планирования. 
Этот путь более гибкий и экономически целесообразный по сравнению с покупкой каких-то уже готовых и дорогих программ бюджетирования (например ERP-систем).

Услуга оказывается при объединении компетенций программистов 1С фирмы Boombox boombox.perm.ru и ведущих специалистов Межрегиональной компании «Содействие», профессионального сообщества консультантов-разработчиков по экономике, управлению и организационному развитию бизнес-систем.

Продолжить изучение темы и перейти к разделу Экономическая модель

Источник: <a href="http://ed-kosheev.ru/rvspb.php">МК "Содействие" профессиональное сообщество консультантов-разработчиков по экономике и орг. развитию</a>